اجراءات الصرف على نشاط الصحافة المدرسية فى المدرسة والادارة والمديرية
إجراءات الصزف:-
أ – بالمدرسة:1- بالنسبة للسلفة يتم تقديم مذكرة لمدير المدرسة بصرف المبلغ المطلوب المحدد الارقام وبالحروف علي ان يحدد بها إسم صاحب السلفة علي أن يرفق بالمذكرة مقايسة تقديرية بالخامات المطلوبة وإيصال باستلام المبلغ من إدارة المدرسة علي ألا يحدد به تاريخ استلام وذلك بصفة ودية لإعطاء الأخصائي فرصة للشراء وفي حالة إذا ما حدث تفتيش من التوجيه المالي فإن للسكرتير أن يكتب التاريخ علي اليصال حتي لا يعرض للمساءلة القانونية لأن الأصل فالموضوع تحديد التار يخ من وقت استلام اية مبالغ.
2 - بالنسبة للمكافآت سواء للطلاب أو العاملين يتم تقديم مذكرة للسيد/ الموجه العام بالموافقة علي الصرف علي أن تكون معتمدة من السيد موجه أول الإدارة ومحددا بها أو بكشف مرفق ومعتمد كذلك المبالغ قرين كل إسم وأن ينص في المذكرة علي أن الميزانية تسمح بالصرف وأن بها ما يكفي للصرف علي المسابقات طوال العام بعد حجز نسبة ال25% المخصصة للنشاط الصيفي ومراكز تنمية القدرات الصحفية الصيفية.
ب – الادارة و المديرية:1- السلفة يتبع فيها ما اتبع في سابقتها ويزاد عليها تقديم إقرار بالتسوية في خلال ستون يوما من تاريخ سحب المبلغ أي تاريخ تحرير الشيك.
2- بالنسبة للمكافآت:# يتم عمل مذكرة للعرض علي المدير العام متضمنة قرار تشكيل لجنة الإشراف العام والمتابعة والتحكيم والإعداد قبل تنفيذ المسابقة يحدد بها الاعضاء الذين وقع عليهم الاختيار ويحدد بها كذلك المدة الزمنية للتنفيذ وتعتمد هذه المذكرة ( بالنسبة للادارة ) من موجه أول الادارة أو من يقوم بعمله رسميا ثم السيد /مدير عام الادارة…اما بالنسبة المديرية فيعتمد قرار التشكيل من السيد/ موجه عام الصحافة ثم السيد مدير عام الشئون التنفيذية (مدير عام الخدمات ) ثم يعتمد من السيد/ مدير المديرية ( وكيل الوزارة ).
# بعد تنفيذ المسابقة تستخرج نتيجة المسابقة ثم يتم عمل مذكرة بقرار صرف المكافآت للسادة المذكورين في قرار التشكيل المعتمد من قبل ويوقع هذا القرار من السيد/الموجه العام ثم يعتمد من السيد/ مدير عام الشئون التنفيذية ثم السيد/ مدير عام الشئون المالية والادارية ثم تحرر كشوف صرف بأسماء السادة المستحقين للمكافآت يحدد بها عدد الأيام بالنسبة لهيئة الإشراف العام والمتابعة والاعداد بواقع 3% من الراتب الاساسي طبقا للمادة (20)فقره (أ)من القرار (567) لسنة 1992 الصادر عن المجلس الاعلي للشباب والرياضة ويحدد بالكشوف أيضا عدد الأيام بالنسبة للشئون المالية والادارية بواقع 2% طبقا للمادة (36) من ذات القرار ويحدد أيضا عدد الجلسات بالنسبة لأعضاء لجنة التحكيم طبقا للمادة (18) الفقرة الثانية بنفس القرارالسابق علي أن يكون عدد الجلسات مطابقا لعدد الايام الخاصة بهيئة الاشراف والمتابعة والاعداد ويحدد بالكشوف قيمة الجلسة ويسجل بالكشوف الراتب الاساسي لكل عضو قرين إسمه ويترك للحسابات اتمام باقي العمليات الحسابية ثم يتم تسميح البند من الموظف المختص وتسجل في دفتر (55) ثم تقدم للسيد مراجع الحسابات لاتمام باقي الاجراءات وللعلم الدورة الحسابية لا تزيد قانونا علي خمسة عشر يوما حتي يصدر الشيك بالمبلغ المطلوب وبعد خصم الاستقطاعات الضريبية يتم صرف المستحقات من مندوب الصرف الذي صدر الشيك باسمه…وتتبع نفس إجراءات الصرف بالنسبة للإدارة حيث يقوم الموجه الاول بتوقيع المذكرة توقع من مدير عام الادارة ثم مدير الشئون المالية والادارية …..إلخ.
# إجراءات تسوية السلفة:– عند الشراء فإنه كل فاتورة تزيد أو تصل قيمتها الي عشرة جنيهات بعد إضافة قيمة التمغة المطلوبة لمبلغ السلع المشتراه فإنه لابد أن تختم الفاتورة بخاتم البطاقة الضريبية وأن يتفق مع صاحب المكتبة علي ذلك قبل الشراء أما إذا قلت القيمة عن عشرة جنيهات فغير مطلوب البطاقة الضريبية .
– تضاف السلع المشتراه قبل التصرف فيها للمخازن ويعمل إذن إضافة بذلك حيث أنه من مستندات التسوية وفي نفس وقت الاضافة يتم عمل إذن صرف حتي تظل الخامات في حوزة المشتري لاستخدامها في الغرض الذي تم شرائها من أجله.
– يتم عمل إخطار للضرائب للفواتير التي تزيد علي عشرة جنيهات للمأمورية المختصة.
– يتم عمل كشف تفريغ بقيمة كل السلفة.
– يرفق بالمستندات السابقة المقايسة التقديرية التي تم عملها عند سحب السلفة من أصل + صورة…ثم إرفاق طلب بتسوية السلفة.
– تقدم كل المستندات الي مراجع الحسابات ليقوم بحساب التمغات المطلوب توريدها لدي مندوب صرف الادارة أو المديرية ويرفق إيصال التوريد بالمستندات التي تقدم الي المراجع الذي يوقع بالاستلام علي صورة طلب التسوية أو علي صورة كشف تفريغ السلفةعلي أن تتم تسوية السلفة قبل مرور ستون يوما علي تاريخ تحرير الشيك لتجنب دفع غرامة تأخيرأوالتحويل للشئون القانونية.
5= عند ورود أية مبالغ للمديرية من الوزارة (مكافآت أو دعم)فإنه يتبع الآتي:-
أ- يتم تصوير الشيك والكشوف المرفقة فعادة ما ترفق به كشوف بأسماء المستحقين للصرف طلابا أوعاملين بعدإستلامه من الارشيف أو إدارة الحسابات أو من مكتب مدير عام الشئون التنفيذية وغالبا ما يكون المبلغ خاصا بالمديرية والادارات التعليمية كذلك.
ب- يودع الشيك في رقم حساب النشاط الفني بالمديرية بمذكرة موقعة من السيدين موجه عام الصحافة ومدير عام الشئون التنفيذية.
ج- تحرر مذكرة معتمدة من الموجه العام والمدير العام ومدير المديرية (وكيل الوزارة) ثم مدير عام الشئون المالية والادارية وذلك لسحب المبلغ علي أن ينص بالمذكرة علي أرقام حسابات النشاط الفني بالادارات التعليمية والمبالغ المخصصة لهم حتي يمكن إسخراج الشيكات عليها مباشرة ويسلم لهذه الادارات كشف بأسماء المستحقين للمبالغ طلابا أو عاملين وفي الادارة التعليمية يتم إتباع نفس الاجراءات السابقة لسحب المبلغ مرة أخري ويتم تقديم مستندات التسوية لحسابات المديرية (الأصل) وتقدم صورة للتوجيه العام حيث ستقدم مع صور بعض الادارات الاخري حيث ستقدم هذه الصورجميعها للوزارة .. وينص في المذكرة كذلك علي المبلغ الذي يخص المديرية علي أن يرفق بها كشف بأسماء المستحقين ومقايسة تقديرية بالمشروع الذي سيتم عمله بمبلغ الدعم إن كان هناك دعم وينص بها أيضا علي إسم من ستكون بإسمه السلفة ( مبلغ الدعم ) ثم يتبع ما سبق ذكره بشأن التسوية ويزاد عليها تقديم كشف بأسماء المستحقين للمكافآت وفي كل ذلك يحتفظ التوجيه بصورة من كل المستندات.
د- تقدم صور من كافة مستندات التسوية الي الادارة المالية بالادارة العامة للانشطة الثقافية والفنية بالوزارة علي حافظة تسليم ينص بها علي رقم شيك الوزارة وتاريخه والملغ المحرر به من اصل وصورة حيث تسلم الاصل ويوقع علي الصورة بالاستلام التي تحفظ كمستند مالي ولا يتم تأخيرالتسوية ورود الاستعجال الثاني أو بعده بأسبوع علي الاكثر حتي لا يحول الموضوع الي الشئون القانونية بالمديرية أو الوزارة.
6= يختار أعضاء لجنة التحكيم من بين الموجهين الاول والموجهين وما سواهم فيسكنون في الاشراف العام والمتابعة والاعداد كل حسب موقعه الوظيفي والخدمات المعاونة بالنسبة للعمال.
7= يتم متابعة توريد أنصبة المديرية والوزارة من النشاط الفني واستعجاله بمذكرات رسمية تخاطب كافة الادارات التعليمية وتقوم الادارات بدورها بمخاطبة المدارس أيضا بمذكرات رسمية ضمانا لإثراء الميزانية ضمانا لاستمرار العمل بالمسابقات علي أن تكون المذكرات موقعة بإسم الموجه العام / الاول ومدير عام الشئون التنفيذية / مدير الخدمات بالادارة ثم مدير عام / مدير الشئون المالية والادارية .
8= عند بداية كل شهر ميلادي يتم عمل إستمارات بدل إنتقال للسادة العاملين بالمكتب الموجه العام والموجه الاول والموجهين عن الشهر المنصرم طبقا لخطة كل منهم وتقع جميعها من اصحابها ويعتمد الموجه العام توقيعاتهم وبالنسبة للموجه العام فيعتمد توقيعه المدير العام ثم توقع جميع الإستمارات من مدير عام مدير الشئون المالية والادارية بالسماح باستعمال ميكروباص ويرفق بهذه الاستمارات استمارة (50ع ح) موقعة من الموجه العام ثم مدير عام الشئون المالية والادارية يرفق بها كشف بأسماء المستحقين ويسجل علي الاستمارات عنوان إقامة صاحب الاستمارة
أ – بالمدرسة:1- بالنسبة للسلفة يتم تقديم مذكرة لمدير المدرسة بصرف المبلغ المطلوب المحدد الارقام وبالحروف علي ان يحدد بها إسم صاحب السلفة علي أن يرفق بالمذكرة مقايسة تقديرية بالخامات المطلوبة وإيصال باستلام المبلغ من إدارة المدرسة علي ألا يحدد به تاريخ استلام وذلك بصفة ودية لإعطاء الأخصائي فرصة للشراء وفي حالة إذا ما حدث تفتيش من التوجيه المالي فإن للسكرتير أن يكتب التاريخ علي اليصال حتي لا يعرض للمساءلة القانونية لأن الأصل فالموضوع تحديد التار يخ من وقت استلام اية مبالغ.
2 - بالنسبة للمكافآت سواء للطلاب أو العاملين يتم تقديم مذكرة للسيد/ الموجه العام بالموافقة علي الصرف علي أن تكون معتمدة من السيد موجه أول الإدارة ومحددا بها أو بكشف مرفق ومعتمد كذلك المبالغ قرين كل إسم وأن ينص في المذكرة علي أن الميزانية تسمح بالصرف وأن بها ما يكفي للصرف علي المسابقات طوال العام بعد حجز نسبة ال25% المخصصة للنشاط الصيفي ومراكز تنمية القدرات الصحفية الصيفية.
ب – الادارة و المديرية:1- السلفة يتبع فيها ما اتبع في سابقتها ويزاد عليها تقديم إقرار بالتسوية في خلال ستون يوما من تاريخ سحب المبلغ أي تاريخ تحرير الشيك.
2- بالنسبة للمكافآت:# يتم عمل مذكرة للعرض علي المدير العام متضمنة قرار تشكيل لجنة الإشراف العام والمتابعة والتحكيم والإعداد قبل تنفيذ المسابقة يحدد بها الاعضاء الذين وقع عليهم الاختيار ويحدد بها كذلك المدة الزمنية للتنفيذ وتعتمد هذه المذكرة ( بالنسبة للادارة ) من موجه أول الادارة أو من يقوم بعمله رسميا ثم السيد /مدير عام الادارة…اما بالنسبة المديرية فيعتمد قرار التشكيل من السيد/ موجه عام الصحافة ثم السيد مدير عام الشئون التنفيذية (مدير عام الخدمات ) ثم يعتمد من السيد/ مدير المديرية ( وكيل الوزارة ).
# بعد تنفيذ المسابقة تستخرج نتيجة المسابقة ثم يتم عمل مذكرة بقرار صرف المكافآت للسادة المذكورين في قرار التشكيل المعتمد من قبل ويوقع هذا القرار من السيد/الموجه العام ثم يعتمد من السيد/ مدير عام الشئون التنفيذية ثم السيد/ مدير عام الشئون المالية والادارية ثم تحرر كشوف صرف بأسماء السادة المستحقين للمكافآت يحدد بها عدد الأيام بالنسبة لهيئة الإشراف العام والمتابعة والاعداد بواقع 3% من الراتب الاساسي طبقا للمادة (20)فقره (أ)من القرار (567) لسنة 1992 الصادر عن المجلس الاعلي للشباب والرياضة ويحدد بالكشوف أيضا عدد الأيام بالنسبة للشئون المالية والادارية بواقع 2% طبقا للمادة (36) من ذات القرار ويحدد أيضا عدد الجلسات بالنسبة لأعضاء لجنة التحكيم طبقا للمادة (18) الفقرة الثانية بنفس القرارالسابق علي أن يكون عدد الجلسات مطابقا لعدد الايام الخاصة بهيئة الاشراف والمتابعة والاعداد ويحدد بالكشوف قيمة الجلسة ويسجل بالكشوف الراتب الاساسي لكل عضو قرين إسمه ويترك للحسابات اتمام باقي العمليات الحسابية ثم يتم تسميح البند من الموظف المختص وتسجل في دفتر (55) ثم تقدم للسيد مراجع الحسابات لاتمام باقي الاجراءات وللعلم الدورة الحسابية لا تزيد قانونا علي خمسة عشر يوما حتي يصدر الشيك بالمبلغ المطلوب وبعد خصم الاستقطاعات الضريبية يتم صرف المستحقات من مندوب الصرف الذي صدر الشيك باسمه…وتتبع نفس إجراءات الصرف بالنسبة للإدارة حيث يقوم الموجه الاول بتوقيع المذكرة توقع من مدير عام الادارة ثم مدير الشئون المالية والادارية …..إلخ.
# إجراءات تسوية السلفة:– عند الشراء فإنه كل فاتورة تزيد أو تصل قيمتها الي عشرة جنيهات بعد إضافة قيمة التمغة المطلوبة لمبلغ السلع المشتراه فإنه لابد أن تختم الفاتورة بخاتم البطاقة الضريبية وأن يتفق مع صاحب المكتبة علي ذلك قبل الشراء أما إذا قلت القيمة عن عشرة جنيهات فغير مطلوب البطاقة الضريبية .
– تضاف السلع المشتراه قبل التصرف فيها للمخازن ويعمل إذن إضافة بذلك حيث أنه من مستندات التسوية وفي نفس وقت الاضافة يتم عمل إذن صرف حتي تظل الخامات في حوزة المشتري لاستخدامها في الغرض الذي تم شرائها من أجله.
– يتم عمل إخطار للضرائب للفواتير التي تزيد علي عشرة جنيهات للمأمورية المختصة.
– يتم عمل كشف تفريغ بقيمة كل السلفة.
– يرفق بالمستندات السابقة المقايسة التقديرية التي تم عملها عند سحب السلفة من أصل + صورة…ثم إرفاق طلب بتسوية السلفة.
– تقدم كل المستندات الي مراجع الحسابات ليقوم بحساب التمغات المطلوب توريدها لدي مندوب صرف الادارة أو المديرية ويرفق إيصال التوريد بالمستندات التي تقدم الي المراجع الذي يوقع بالاستلام علي صورة طلب التسوية أو علي صورة كشف تفريغ السلفةعلي أن تتم تسوية السلفة قبل مرور ستون يوما علي تاريخ تحرير الشيك لتجنب دفع غرامة تأخيرأوالتحويل للشئون القانونية.
5= عند ورود أية مبالغ للمديرية من الوزارة (مكافآت أو دعم)فإنه يتبع الآتي:-
أ- يتم تصوير الشيك والكشوف المرفقة فعادة ما ترفق به كشوف بأسماء المستحقين للصرف طلابا أوعاملين بعدإستلامه من الارشيف أو إدارة الحسابات أو من مكتب مدير عام الشئون التنفيذية وغالبا ما يكون المبلغ خاصا بالمديرية والادارات التعليمية كذلك.
ب- يودع الشيك في رقم حساب النشاط الفني بالمديرية بمذكرة موقعة من السيدين موجه عام الصحافة ومدير عام الشئون التنفيذية.
ج- تحرر مذكرة معتمدة من الموجه العام والمدير العام ومدير المديرية (وكيل الوزارة) ثم مدير عام الشئون المالية والادارية وذلك لسحب المبلغ علي أن ينص بالمذكرة علي أرقام حسابات النشاط الفني بالادارات التعليمية والمبالغ المخصصة لهم حتي يمكن إسخراج الشيكات عليها مباشرة ويسلم لهذه الادارات كشف بأسماء المستحقين للمبالغ طلابا أو عاملين وفي الادارة التعليمية يتم إتباع نفس الاجراءات السابقة لسحب المبلغ مرة أخري ويتم تقديم مستندات التسوية لحسابات المديرية (الأصل) وتقدم صورة للتوجيه العام حيث ستقدم مع صور بعض الادارات الاخري حيث ستقدم هذه الصورجميعها للوزارة .. وينص في المذكرة كذلك علي المبلغ الذي يخص المديرية علي أن يرفق بها كشف بأسماء المستحقين ومقايسة تقديرية بالمشروع الذي سيتم عمله بمبلغ الدعم إن كان هناك دعم وينص بها أيضا علي إسم من ستكون بإسمه السلفة ( مبلغ الدعم ) ثم يتبع ما سبق ذكره بشأن التسوية ويزاد عليها تقديم كشف بأسماء المستحقين للمكافآت وفي كل ذلك يحتفظ التوجيه بصورة من كل المستندات.
د- تقدم صور من كافة مستندات التسوية الي الادارة المالية بالادارة العامة للانشطة الثقافية والفنية بالوزارة علي حافظة تسليم ينص بها علي رقم شيك الوزارة وتاريخه والملغ المحرر به من اصل وصورة حيث تسلم الاصل ويوقع علي الصورة بالاستلام التي تحفظ كمستند مالي ولا يتم تأخيرالتسوية ورود الاستعجال الثاني أو بعده بأسبوع علي الاكثر حتي لا يحول الموضوع الي الشئون القانونية بالمديرية أو الوزارة.
6= يختار أعضاء لجنة التحكيم من بين الموجهين الاول والموجهين وما سواهم فيسكنون في الاشراف العام والمتابعة والاعداد كل حسب موقعه الوظيفي والخدمات المعاونة بالنسبة للعمال.
7= يتم متابعة توريد أنصبة المديرية والوزارة من النشاط الفني واستعجاله بمذكرات رسمية تخاطب كافة الادارات التعليمية وتقوم الادارات بدورها بمخاطبة المدارس أيضا بمذكرات رسمية ضمانا لإثراء الميزانية ضمانا لاستمرار العمل بالمسابقات علي أن تكون المذكرات موقعة بإسم الموجه العام / الاول ومدير عام الشئون التنفيذية / مدير الخدمات بالادارة ثم مدير عام / مدير الشئون المالية والادارية .
8= عند بداية كل شهر ميلادي يتم عمل إستمارات بدل إنتقال للسادة العاملين بالمكتب الموجه العام والموجه الاول والموجهين عن الشهر المنصرم طبقا لخطة كل منهم وتقع جميعها من اصحابها ويعتمد الموجه العام توقيعاتهم وبالنسبة للموجه العام فيعتمد توقيعه المدير العام ثم توقع جميع الإستمارات من مدير عام مدير الشئون المالية والادارية بالسماح باستعمال ميكروباص ويرفق بهذه الاستمارات استمارة (50ع ح) موقعة من الموجه العام ثم مدير عام الشئون المالية والادارية يرفق بها كشف بأسماء المستحقين ويسجل علي الاستمارات عنوان إقامة صاحب الاستمارة
تعليقات
إرسال تعليق